本文轉載自<商業週刊>,作者Willim Zyzo            


           

商務人士總是出於三種理由進行簡報:告知(inform)、說服(persuade)、訓練(train)。我們來仔細看看這三種簡報的細節。         


第一,「告知型」簡報。假設你是一間公司的業務經理,你的老闆想知道中台灣和南台灣的業績,你在季度簡報中把手中最新的數字提供給老闆。         


告知型的簡報,就好像你把你的手機跟電腦「同步」,確認你和你的聽眾都擁有同步的訊息。          


然而,現實中的簡報往往比僅是同步資訊來得複雜,這就是我們接下來要介紹的第二種「說服型」簡報。        


想像一下,你仍然是一位業務經理,過去三年,你幫助你公司的產品稱霸中台灣和南台灣市場。假設你原本承諾你的老闆,第三季中台灣的銷售額將可超過新台幣三億元;但當最新數字出來,卻比你承諾的目標還少了4.5%。               


你的產品沒問題;你的銷售團隊沒問題;景氣也沒有下滑。但是你的主要競爭對手不但降價,而且選在你的商品賣得最好的那些商店,進行一系列的促銷活動──最後這些策略都奏效了。        


再過幾天你就要向老闆簡報,他正期待看到三億元的銷售成績;如果你只是做一個「告知」型的簡報,不但會破壞他的期待,還會讓他非常失望。        


「說服型」簡報可以用不會讓他們失望的方法,重新建構你的聽眾的期待。他們將看見、了解,並且接受你告訴他們的事情。「說服」──你可以想像得到,需要比僅僅是資訊更新更多的內涵。         


在某些情況下,即使說服型的簡報都不夠用。不僅要改變心態,你還要改變聽眾的行為,這就是第三種簡報──「訓練型」。              


假設你還是這位業務經理。因為業績持續成長,所以你聘用了兩名新進業務人員。你希望新人們了解公司的業務流程,並且知道如何有效地成交業務。        


在訓練新人的過程中,你需要三樣東西:讓他們知道在新工作中被賦予什麼樣的任務(資訊告知);了解公司銷售方法背後的理由(說服他們改變心態,了解什麼是有效的行銷策略,讓他們改掉舊習慣,以新的態度在新公司中工作);最後是學習用你公司的業務人員正在用的方法,自行開發並完成一樁業務(改變他們的行為)。        

每天有成千上萬的人進行了成千上萬的簡報,若能先將簡報的目的分類,你的計畫和準備工作,以及最後的簡報過程,將更容易被管理。這幫助你為你和你的聽眾設計出最好的簡報        


簡報是一項複雜的任務,就像其他所有的複雜任務一樣,需要不斷的反饋和調整,才能改進。以下經過驗證的方法,可以很有效率的幫助你改進你的簡報。 在每一場簡報前,先確認你希望製造的結果;每場簡報後,反思一下簡報的結果,然後做出調整。把「計畫、準備和進行簡報」變成一個自然而然的流程,當你把簡報變成一件融會貫通的事,你就不會再害怕,反而會開始享受它。         

         

那是一種很棒的感覺,也是值得追求的目標。