本文轉自Cheers讀書會,作者:陳雅琦


向老闆做簡報,不但決定了公司重要專案或決策的走向,更決定了報告者的職涯關鍵!事業是否能一路向上,還是必須另謀他就,關鍵在於是否了解決策者心底的期待。


美國威力演說公司(Power Speaking, Inc)創辦人兼董事長費德利克‧吉伯特(Frederick Gilbert)推出新作《30秒決定老闆聽不聽你的》,藉由過去10年訪談眾多中、高階主管的經驗,歸納並深入探討向「CXO級」的最高階主管(C-level)做簡報的關鍵技巧。


       



           


電梯上下10層樓,就要讓主管掌握重點            


吉伯特強調,適用於一般場合簡報的方式,一旦被運用在向高階主管報告的場合,往往帶來慘劇。問題癥結在於高階主管承受的壓力並非一般人所能想像,他們通常擁有以下特質:數據導向、缺乏耐心、咄咄逼人、時間壓力大和令人生畏。


正因高階主管們面臨分秒必爭的決策壓力,投影片內容或說故事互動絕對不是簡報重點。時間分配是第一個關鍵,不妨掌握「10/30原則」:如果議程分配給你30 分鐘,那準備10分鐘的內容就好,其餘20分鐘留給高階主管們討論。別忘了:你只是高層會議的「客人」;他們說的比你多,會議才是成功。


不過,更多時候報告時間會被縮短,因此每次簡報,一定要準備好30秒版的內容以強打訴求,讓提議能在電梯上下10層樓內的時間說完,內容則用PREP架構:


P 立場(Position):開場句,用一句話說明你的訴求,以及其投資報酬率。


R 理由(Reason):關鍵主張,簡要解釋你的基本訴求,對公司的重要性是什麼。


E 證據(Evidence):舉出一項例子或證據來支持你的主張。


P 立場(Position):結論句,再度重申你的基本訴求。


6大致命挑戰,掌握各自應變策略            


除了時間被縮短,書中也指出了簡報時可能面臨甚至犯下錯誤的6種致命挑戰,並提出適當的應變方式:


●當聽者心不在焉:一開始就要表明主題和時間,直接講出結論和要求。當高階主管注意力渙散,檢視主題是否值得繼續討論,適時用提問來重新引起注意。


●當會議桌兩邊的主管發生意氣之爭:絕對不要當裁判或介入鬥爭。仔細聆聽各種立場,找出與簡報相關的顧慮並提出建議,最後退下,讓高層做決定。


●當決策者離席:決策者起身要走時,禮貌詢問是否要繼續做簡報,並說明樂意另外安排時間給他。


●當會議主題轉了方向:切記引導討論比遵守報告結構更重要。辨別最位高權重的決策者最想討論什麼,最好的方法是向召集人求助,把握時機引回主題。


●當台下也開講:絕對不要說出「請大家注意聽」等正面衝撞的字眼。不妨禮貌性詢問大家的想法和意見,必要時請會議召集人幫忙仍是最安全的做法。


●當討論太熱絡:仔細聆聽高階主管的討論內容,而非設法繼續接話。不妨重覆引述高層說過的話,讓他們感到信賴。