本文轉載自<遠見雜誌>,作者 / 陳芳毓 發表日期 / 2015/2/9


           


「下個禮拜週會,就由你上台簡報吧?」主管這句話,很可能名列「上班族最怕聽見的話」前三名。


其實,上台簡報是表現自己的好機會,「用幾張簡報才能說清楚?」「這樣寫有說服力嗎?」「那樣說容易被誤會嗎?」才是使人裹足不前的原因。


曾任職知名管理顧問公司麥肯錫的高杉尚孝在《麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧》一書,獨家揭露了這家全球頂尖管顧的簡報流程與版面格式。


麥肯錫簡報的基本結構是,用7張簡報,就能說清楚一個議題(如下圖一)。


           


(圖一)            


簡報順序是,先說結論(最想傳達的事),再說明證據與理由。由於聽者不會時時刻刻專心,所以一開始就提出明確結論,較不容易被誤會。


但是,許多人簡報時常會從細節開始說明,最後才進入結論。這種方式容易讓聽眾失去耐心,最好避免。此外,為了讓聽者記住簡報重點,務必要反覆傳達自己最想說的事。


在流程上,簡報主旨必須一開始就在概要及主摘要兩處說明清楚(❷頁),接著再表明本次簡報最想表達的主張(❸頁)。


支持這個訊息的理由,則由數個關鍵訊息構成,而各關鍵訊息又以多個次要訊息來支撐(❹、❺、❻頁)。


最後,別忘了再次提出結論(❼頁),也就是最想表達的事。觀眾都是健忘的,所以務必要在簡報結束前再次提出結論。


           


(攝影/張智傑)            


那麼,這些訊息該如何呈現在頁面上呢?


(如下圖二)頁面左上方,要寫下最想傳達的主張,這就是標題訊息。中間的主題,則是本頁要闡述的事,最下方的佐證理由通常是3個到5個。


           


(圖二)            


說明時,先說❶主題,告知聽眾接下來要說明的事項,讓聽眾大腦進入準備接收訊息的狀態。


接著說明該頁的❷標題,也就是最想傳達的訊息,然後依序說明❸證據一、❹證據二、❺證據三。最後再回到該頁❻標題,重新確認該頁的訊息。


以具體例子來看,簡報說明的順序如下(如下圖三):


           


(圖三)            


❶「首先,我要說明的是今日簡報重點(主題)。從結論來說,


❷就是「不實施根本性改革,本公司業績將無望回升」(標題)必須實施根本性改革的原因如下:


❸第一,本公司產品在品質方面缺乏競爭力。(證據一)


❹第二,競爭同業打出低價策略。(證據二)


❺第三,因為顧客需求分眾化,本公司既有產品已無法應付。(證據三)


❻基於上述三個理由,得出「不實施根本性改革,本公司業績將無望回升」的結論。(再次強調標題)接下來,我將進一步討論必須實施改革的三個理由。


(圖表提供:大是文化)